Papper Sistem Informasi manajemen

Penggunaan Teknologi Informasi Dalam Perdagangan Melalui
JaringanElektronik


1. PERDAGANGAN MELALUI JARINGAN ELEKTRONIK
Pada awalnya perdagangan melalui jaringan elektronik didefinisikan sangat sempit, yakni hanya mencakup transaksi bisnis yang berhubungan dengan pelanggan dan pemasok dan sering dikaitkan dengan internet. Seolah-olah tidak ada alternative komunikasi lain.
Pandangan yang lebih luas, mengenai definisi perdagangan melalui jaringan elektronik adalah sebagai penggunaan komputer untuk memudahkan semua operasi perusahaan, baik operasi :
– Internal : ke-5 bidang fungsional yakni keuangan, SDM, manufaktur, jasa informasi, dan pemasaran
– Eksternal : berhubungan dengan ke-8 elemen lingkungan.
Adapun tujuan dari penggunaan teknologi informasi dalam perdagangan melalui jaringan elektronik adalah tercapainya keunggulan yang kompetitif.
Table 3.1 berikut menunjukkan hubungan antara internal dan eksternal. Beberapa bidang fungsional memiliki tanggung jawab utama untuk elemen-elemen lingkungan tertentu. Bidang keuangan terutama berhubungan dengan masyarakat keuangan, pemegang saham/pemilik, serta pelanggan. Sumberdaya manusia memiliki perhatian khusus pada masyarakat global dan serikat pekerja. Jasa informasi berhubungan dengan pemasok perangkat keras dan perangkat lunak. Bidang manufaktur bertanggung jawa pada hubungan dengan pemasok perusahaan dan serikat pekerja. Pemasaran terutama bertangung jawa untuk berhubungan dengan pelangan dan pesaing perusahaan. Semua bidang tersebut berhubungan dengan pemerintah.



Tabel 3.1. Tanggung jawab Lingkungan Utama dari Bidang Fungsional

Keuangan SDM Jasa Inf. Manufaktur Pemasaran
Pelanggan X X
Pemasok X X
Pemegang Saham dan Pemilik X
Serikat Pekerja X X
Masyarakat Keuangan X
Masyarakat Global X
Pesaing X
Pemerintah X X X X X



Manfaat dari Perdagangan Melalui Elektronik
Perusahaan-perusahaan atau organisasi yang ikut serta dalam perdagangan melalui jaringan elektronik untuk mencapai perbaikan di seluruh orgnaisasi. Perbaikan tersebut diharapkan menghasilkan tiga (3) manfaat utama :
• Pelayanan pelanggan meningkat;
• Hubungan dengan pemasok & masyarakat keuangan meningkat;
• Pengembalian atas investasi pemegang saham dan pemilik yang meningkat.

Manfaat-manfaat tersebut berkontribusi pada stabilitas keuangan perusahaan dan memungkinkannya untuk bersaing dengan lebih baik dalam dunia bisnis yang semakin terikat untuk menggunakan teknologi komputer.

Kendala Perdagangan Melalui Jaringan Elktronik
Tidak semua perusahaan ikut dalam perdagangan melalui jaringan elektronik. Hal tersebut dilakukan dengan alas an kehati-hatian setiap perusahaan yang ada, dengan kendala sebagai berikut :
 Biaya tinggi
 Masalah keamanan
 Perangkat lunak yang belum amapan atau tersedia

Ketika para eksekutif memutuskan bahwa manfaat yang diantisipasi melebihi kendalanya dan membuat keputusan untuk melangkah. Adapun langkah utamanya yaitu dengan melakukan pemilihan srategi, metodologi dan teknologi yang terbaik.
Rencana bisnis strategis mewujudkan komitmen untuk menggunakan perdagangan melalui jaringan elektronik guna mencapau keunggulan kompetitif. Perusahaan pertama-tama melakukan atau mengumpulkan intelijen bisnis sehingga dapat memahami peran potensial yang dilakukan setiap elemen lingkungan. Kemudian muncul komitmen untuk membentuk suatu sistem antar organisasi (inter-organizational system - IOS) melalui pertukaran data elektronik (electronic data interchange – EDI). IOS dicapai dengan mengikuti siklus hidup sistem (system life cycle – SLC) atau melakukan rancang ulang bisnis proses (business process renggineering). Hasilnya adalah sistem berorientasi jaringan dang meggunakan sambungan langsung, jaringan bernilai tambah, internet atau komninasi. Gambar 3.1. menunjukkan diagram langkah utama, yaitu :



Gambar 3.1 Pemilihan strategi, metodologi dan teknologi

2. INTELIJEN BISNIS
Jika kita ingin ikut dalam perdagangan melalui jaringan elektronik, hal pertama yang kita perlukan adalah pemahaman mengenai elemen-elemennya. Sekarang, pengumpulan, penyimpanan, dan penyebaran informasi lingkungan merupakan aplikasi komputer yang penting dalam banyak perusahaan di seluruh dunia. Awalnya aplikasi tersebut dikhususkan untuk mengumpulkan informasi tentang pesaing perusahaan, sehingga muncul istilah intelijen kompetitif (competitive intelligence – CI). Bila didefinisikan secara luas untuk mencakup informasi disemua elemen lingkungan, istilah yang tepat adalah intelijen bisnis (business intelligence – BI). Adapun informasi yang menjelaskan elemen-elemen dalam lingkungan perusahaan dinamakan intelijen.
Intelijen kompetitif memiliki lima tugas dasar. Beberapa perusahaan membuat satu unit intelijen khusus untuk melaksanakan tugas-tugas tersebut. Perusahaan lain menyerahkan tugas-tugas tersebut pada unit yang ada sebagai tanggung jawab tambahan. Adapun tugas-tugas dasarnya yaitu (tampak pada Gambar 3.2) :




Gambar 3.2. Tugas Dasar Intelijen Bisnis

a. Mengumpulkan data; data primer dan atau data sekunder. Data primer dikumpulkan oleh perusahaan dan data sekunder dikumpulkan oleh orang lain yang disediakan untuk perusahaan. Banyak data sekunder tersedia dalam bentuk database komersial yang disediakan oleh jasa database dengan imbalan. Perusahaan dapat mengakses pusat database jasa tersebut atau memperoleh salinan database dalam bentuk CD-ROM.
b. Mengevaluasi data; semua data primer dan data sekunder harus dievaluasi sebelum digunakan untuk memastikan tingkat akurasinya.
c. Menganalisis data; data jarang mengungkapakan keseluruhan cerita. Untuk itu bagaimana kita meneliti data dari beragai sudut, mencari berbagai pola yang disebut dengan istilah pemikiran lateral. Tujuannya adalah untuk mengubah data menjadi intelijen.
d. Menyimpan intelijen; disimpan pada media yang mudah dibaca oleh komputer sehingga memudahkan untuk akses kembali.
e. Menyebarkan intelijen; setelah berada dalam penyimpanan komputer, maka intelijen tersebut bisa diakses kembali dengan parameter pencarian tertentu (selektif) dengan menyiapkan profil intelijen. Teknik tersebut dinamakan penyebaran informasi selektif (selective dissemination of information – SDI).


3. SISTEM ANTAR ORGANISASI (IOS)
startegi terbaik dalam perdagangan melalui jaringan elektronik adalah strategi yang elemen-elemennya dikaitkan dengan transmisi data elektronik. Hal tersebut dikenal dengan istilah sistem antar organisasi (inter-organizational system – IOS)., atau istilah yang lain adalah pertukaran data elektronik (electronic data interchange – EDI). Kedua isitlah tersebut sering digunakan secara bergantian. Pertukaran data elektronik merupakan suatu cara untuk mencapai sistem antar organisasi.
Sistem antar organisasi (IOS) kadangkala disebut sebagai sistem informasi antar organisasi, yakni suatu kombinasi perusahaan-perusahaan yang terkait sehingga mereka berfungsi sebagai satu sistem tunggal, yang bekerjasama untuk mencapai tujuan bersama. Perusahaan-perusahaan yang membentuk IOS disebut mitra bisnis atau mitra dagang.
Para mitra bisnis ikut dalam IOS dengan harapan memperoleh manfaat tertentu. Manfaat tersebut terbagi atas dua kategori, yakni :
a. Efisiensi komparatif;
Para mitra bisnis dapat menyediakan barang dan jasa dengan biaya yang lebih murah daripada pesaing mereka. Perbaikan efisiensi dapat berasal dari dalam dan berkaitan dengan organisasi lain.
 Efisiensi internal; perbaikan-perbaikan dalam operasi perusahaan tersebut sehingga dapat mengumpulkan data dan menganalisisnya lebih cepat serta membuat keuputusan lebih tepat dan cepat.
 Efisiensi antar organisasi; perbaikan-perbaikan diperoleh melalui kerjasama dengan perusahaan lain. Sehingga memungkinkan menawarkan lebih banyak barang dan jasa, melayani lebih banyak pelanggan, memindahkan pekerjaan tertentu ke pemasok atau pelanggan, serta mudah mengumpulkan data lingkungan.

b. Kekuatan tawar-menawar
Kemampuan untuk menyelesaikan perselisihan dengan pemasok dan pelanggannya yang menguntungkan dirinya. Kekuatan tersebut berasal dari :
 Keistimewaan produk yang unik; pemesanan lebih mudah, pengiriman yang lebig cepat, waktu respon atas permintaan informasi yang lebih cepat.
 Penurunan biaya yang berhubungan dengan pencarian; mengurangi biaya belanja dalam mencari pemasok, dapat mengidentifikasi produk alternative dengan mendapatkan harga yang terendah.
 Peningkatan biaya peralihan; perusahaan ingin jika pelanggan beralih ke pesaing maka biaya peralihannya menjadi mahal. Ketergantungan produk satu dengan yang lainnya sangat tinggi.

4. PERTUKARAN DATA ELEKTRONIK
Pertukaran data elektronik adalah proses transmisi data dalam bentuk yang terstruktur dan dapat dibaca mein secara langsung dari komputer ke komputer di antara beberapa perusahaan. Transmisi tersebut memungkinkan data yang ditransmisikan dan diterima tanpa pengetikan ulang.
Hubungan EDI yang umum membentuk kaitan antara perusahaan dengan pemasoknya dan pelanggannya. Kaitan dengan pemasoknya dinamakan sisi pasokan (supplay side) dan kaitan dengan pelanggannya dinamakan sisi pelanggan (customer side). Gambar 3.3 menunjukkan kaitan dari sisi pasokan.



Gambar 3.3 Bentuk Standar Sisi Pasokan

Format standar memungkinkan para mitra bisnis bertukar data tetapi memerlukan suatu proses translasi data sebelum mengirim dan setelah menerima. Translasi diperlukan karena aplikasi komputer para mitra bisnis umumnya tidak menangani data dalam format yang sama (standar). Sehingga diperlukan perangkat lunak pemetaan (mapping software). Hal tersebut nampak pada Gambar 3.4.
Selain itu dijumpai pula transfer dana secara elektronik melalui jaringan komputer yan dinamakan dengan electronic funds transfer – EFT. Hal tersebut juga memiliki peranan penting dalam perdagangan melalui jaringan elektronik.
EDI bukanlah suatu strategi yang harus dilaksanakan sekaligus (mutlak) atau sama sekali tidak. Para mitra bisnis dapat menerapkannya dalam berbagai tingkatan. Tingkatan yang dimaksud yaitu :
a. Pemakai tingkat satu; hanya satu atau dua set transaksi yang ditransmisikan ke sejumlah mitra bisnis yang terbatas.
b. Pemakai tingkat dua; banyak set transaksi yang ditransmisikan ke sejumlah besar mitra bisnis.
c. Pemakai tingkat tiga; banyak set transaksi yang ditransmisikan ke sejumlah besar mitra bisnis dan juga aplikasi komputer perusahaan disesuaikan dengan pendekatan EDI.



Gambar 3.4. Proses Translasi dengan Menggunakan Perangkat Lunak Pemetaan

Terdapat beberapa faktor yang dapat mempengaruhi keputusan penerapan EDI, apakah perusahaan mensikapinya secara reaktif atau proaktif. Faktor-faktor tersebut adalah :
• Tekanan persaingan à reaktif
• Kekuasaan yang dilaksanakan à proaktif
• Kebutuhan intern à proaktif
• Dukungan top manajemen à mempengaruhi keputusan, tanpa bertindak secara reaktif atau proaktif.

Hubungan faktor-faktor secara diagram dapat dilihat pada Gambar 3.5



Gambar 3.5. Pengaruh Internal dan Lingkungan Pada Penggunaan EDI

Penerapan EDI dapat meberikan manfaat langsung yang berasal dari penggunaan teknologi dan manfaat tidak langsung, yakni :
• Mengurangi kesalahan
• Mengurangi biaya
• Meningkatakan efisiensi operasional
• Meningkatkan kemampuan bersaing
• Meningkatkan hubungan dengan mitra dagang
• Meningkatkan pelayanan pelanggan


5. RANCANG ULANG PROSES BISNIS
Setelah langkah pemilihan strategis sudah dilakukan, langkah selanjutnya adalah penentuan metodologi yang tepat untuk digunakan dalam perdagangan melalui jaringan elektronik. Sehingga diperoleh keunggulan secara kompetitif. Berdasarkan tingkatan pemakai dari strategi EDI, maka terdapat dua bentuk metodologi yaitu :
• System Life Cycle (SLC) à pemakai tingkat satu & dua. Pembahasan lebih lanjut akan dijumpai pada modul ke-8.
• Business Process Redesign (BPR) à pemakai tingkat tiga.

Penggantian proses yang lama dengan yang lebih baru disebut dengan rancang ulang proses bisnis (Business Process Redesign - BPR). Istilah lain yang dipakai adalah rekayasa ulang proses bisnis (business process reengineering).
Alasan diterapkannya BPR antara lain karena faktor :
• Proses bisnis yang sekarang dilakukan oleh organisasi tsb., sudah tidak sesuai lagi dengan kondisi dan situasi lingkungan yang ada.
• Sistem warisan (legacy system) yang terlalu berharga untuk dibuang, namun terlalu mahal untuk dioperasionalkan dan dipelihara.

Adapun pendekatan yang dilakukan didalam melakukan rancang ulang proses bisnis dapat dilakukan dengan pilihan pendekatan :
• Revolutionary
– Radikal : sistem lama dibuang dan mulai dari nol (awal)
– Tingkat keberhasilan : 30 –50 %
– Satu-satunya cara untuk mendapatkan atau dampak yang cukup bermakna
• Evolutionary
– Perubahan berkesinambungan (continous improvement)
– Peruabahan dapat menyeluruh atau parsial berdasarkan masalah yang dihadapi (real issue) atau pengalaman masa lalu (lessons learned)

Setelah kita pilih pendekatan yang akan dilakukan, langkah berikutnya adalah penentuan teknik rancang ulangnya. Teknik yang dapat dilakukan yaitu :
• Rekayasa mundur (reverse engineering),
• Restrukturisasi (restructuring),
• Rekayasa ulang (reengineering)

Teknik penerapan tersebut bisa dilakukan secara terpisah atau kombinasi, bergantung pada tingkat perubahan yang diinginkan.

Rekayasa Mundur
 Adalah proses analisis sistem untuk mengidentifikasi elemen-elemen sistem dan hubungan antar elemen berdasarkan sistem yang ada, untuk mendapatkan gambaran proses pengembangan sistem dari awalnya.
 Tidak mengubah fungsionalitas sistem yang ada.
 Diterapkan untuk sistem yang tidak ada dokumentasinya.
 Hasilnya : dokumentasi sistem yang menyeluruh, seperti diagram arus data (data flow diagram – DFD), diagram arus sistem, dll.
 Diagramnya ampak pada Gambar 3.6




Gambar 3.6. Diagram Rekayasa Mundur



Restrukturisasi
 Transformasi suatu sistem menjadi sistem baru / bentuk lain tanpa mengubah fungsionalnya.
 Sistem/program tidak terstruktur menjadi terstruktur
 Diagramnya ampak pada Gambar 3.7



Gambar 3.7. Diagram Restrukturisasi


Rekayasa Ulang
 Rancang ulang lengkap suatu sistem dengan tujuan mengubah fungsionalitasnya, berdasarkan sistem yang ada.
 Pengetahuan mengenai sistem yang sedang berjalan tidak diabaikan sama sekali (proses rekayasa mundur)
 Lalu sistem baru dikembangkan secara normal (proses rekayasa maju)
 Diagramnya ampak pada Gambar 3.8


Sebelumnya kita harus perhatikan komponen dari BPR, yakni :
• Kualitas fungsional
– Ukuran mengenai apa yang bisa dilakukan oleh sistem.
• Kualitas teknis
– Ukuran bagaimana fungsi tersebut dilakukan.

Kombinasi kedua komponen menentukan pemilihan teknik BPR.


Gambar 3.8. Diagram Rekayasa Ulang


6. PERKEMBANGAN INTERNET
Tahapan terakhir yang harus dilakukan setelah perencanaan strategis dan penetapan mertodologi adalah penetapan teknologi perdagangan melalui jaringan elektronik yang akomodatif atau menunjang tahapan sebelumnya.
Terdapat tiga pilihan teknologi utama, yakni :
• Sambungan Langsung, menggunakan sirkuit yang disedian oleh jasa telekomunikasi
• Jaringan bernilai tambah, antara lain berupa layanan perangkat lunak, pengolahan data, dll
• Internet, memungkinkan jaringan komunikasi global yang tidak hanya menghubungkan para mitra bisnis tetapi juga mencakup para pelanggan.
Setiap alternative memiliki keunggulan dan kelemahan. Sesuai dengan perkembangan teknologi komputer dan telekomunikasi yang begitu pesat, maka pilihan melalui internet yang paling menguntungkan.
Perkembangan inernet secara ringkas digambarkan sebagai berikut :
• Diawali dengan dibentuknya jaringan yang bernama ARPANET tahun 1979 (Advanced Research Projects Agency) : media pertukaran informasi personil militer dengan peneliti sipil terkait dengan hal-hal kemiliteran, dilakukan dengan transmisi paket data lewat komputer.
• ARPANET dalam perkembangannya membentuk apa yang sekarang dikenal dengan Internet atau World-Wide Web (inter koneksi jaringan komputer terbesar di dunia, dan masing-masing terdiri dari jaringan yang lebih kecil).

Beberapa terminology penting dalam internet
• Web site
Terkait dengan sebuah komputer yang terhubung dengan internet yang berisi hypermedia yang dapat diakses dari komputer lain di jaringan melalui suatu hypertext link.
• Hypertext link
Suatu petunjuk yang terdiri dari teks atu grafik yang digunakan untuk mengakses hypertext (dokumen elektronik) yang disimpan di web site.
• Web page
Suatu file hypermedia yang disimpan di suatu web site, yang diidentifikasi oleh satu alamat yang unik.
• Home page
Halaman pertama dari suatu web site. Halaman selanjutnya bisa dicapai dari home page. (beberapa contoh dan aturan alamat domain, lihat Gambar 3.9 dan Gambar 3.10)
• URL (Universal Resource Locator)
Alamat dari suatu web page (contoh lihat Gambar 3.11)
• Browser (search engine)
Suatu sistem perangkat lunak untuk mengambil dokumen dengan mengetikkan parameter pencarian atau meng-klik suatu grafik (misal : Infoseek, Yahoo, Google, Altavista, dll).
• FTP (File Transfer Protocol)
Suatu perangkat lunak untuk mengcopy file ke komputer kita dari web site mana saja (down load file).


Gambar 3.9. Beberapa Alamat Domain dan Aturannya



Gambar 3.10 Tampilan Homepage MABES POLRI




Gambar 3.11 Komponen URL
Begitu pentingnya data dan informasi yang ditransmisikan dalam komunikasi lewat internet maka perlu dijamin keamanannya. Upaya pendekatan yang perlu dilakukan adalah :
• Memisahkan web site secara fisik dari jaringan internal perusahan
• Penggunaan kata sandi pada saat mengakses
• Membuat suatu “tembok” perlindungan à membatasi arus data antara jaringan internal perusahaan dan internet (firewall) :
• Packet-Filtering Firewall, menggunakan router.
• Circuit-Level Firewall, dipasang komputer yang akan mengintegrasikan pengujian keaslian ke dalam proses penyaringan.
• Application-Level Firewall, membuat zona keamanan.

Dengan jaminan keamanan yang tinggi, maka bentuk aplikasi bisnis yang dilakukan beraneka ragam, yang tetap pada tujuan semula yakni mencapai keunggulan secara kompetiti. Bentuk aplikasi bisnis ersebut antara lain berupa :
• Riset Pemasaran
• Intelijen Kompetitif
• Aplikasi Eceran
• Infrastruktur Informasi Nasional à perdagangan antar negara

Secara umum gambaran aplikasi bisnis tersebut terangkum dalam Gambar 3.12


7. IKHTISAR
Bila perusahaan menyertakan perdagangan melalui jaringan elektronik dalam rencana bisnis strategisnya untuk mencapai keunggulan kompetitif, perusahaan itu mengikuti suatu jalur yang dimulai dengan intelijen bisnis. Selanjutnya adalah penentuan strategi, metodologi dan teknologi terbaik. Strategi mencakup suatu sistem antar organisasi dengan menggunakan EDI. Metodologi mencakup siklus hidup sistem dan BPR. Teknologi dapat mencakup kombinasi apa saja dari sambungan langsung, value-added network (VAN), dan internet.


Gambar 3.12. Bentuk Umum Aplikasi Bisnis via Jaringan Elektronik

Intelijen bisnis terdiri dari data primer dan data sekunder. Ada lima tugasnya yaitu pengumpulan, evaluasi, analisis, penyimpanan, dan penyebaran. Database komersial dapat menyediakan sumber data sekunder yang kaya.
IOS terdiri dari para mitra dagang. Mitra pemimpin adalah sponsor, yang lain adalah peserta. Perusahaan ikut serta dalam IOS karena dua alasan yaitu memperoleh manfaat dari efisiensi komparatif (yang berbentuk internal maupun antar organisasi) serta meningkatkan kekuatan tawar menawar mereka yang berasal dari tampilan produk yang unik, pengurangan biaya pencarian dan peningkatan biaya peralihan.
Satu cara untuk mencapai IOS adalah melalui pertukaran data elektronik (EDI), yang terdiri dari tiga tingkat penggunaan yaitu meliputi arus data terbatas, arus data yang lebih lengkap, dan arus data lengkap maupun aplikasi yang dirancang ulang. Siklus hidup sistem merupakan metodologi yang baik untuk mencapai tingkat satu dan atau dua. BPR bekerja paling baik untuk tingkat tiga.
Rancang ulang proses bisnis terdiri dari tiga R, yaitu Rekayasa mundur, Restrukturisasi dan Rekayasa ulang.
Jaringan komunikasi data yang menghubungkan para mitra dagang dapat dicapai dengan sambungan langsung, jaringan nilai tambah, dan internet.
Internet adalah suatu jaringan global dari jaringan-jaringan, dan navigasi dipermudah oleh world wide web dan berkaitan dengan dokumen-dokumen hypermedia. Walau internet dan web menawarkan potensi yang sangat besar terdapat peluang penyalahgunaan.
Kelemahan keamanan internet dapat diatasi dengan memasang firewall, packet-filtering firewall, dan circuit-level firewall. Perlindungan terlengkap diberikan oleh application-level firewall yang berupa zona-zona keamanan dari beberapa alat seleksi/penyaring tersendiri.