BAB I
PENDAHULUAN
A. LATAR BELAKANG
Kehidupan manejer dipenuhi dengan serangkaian pembuatan (pengambil) keputusan-keputusan untuk investasi, menaikan harga jual, mengambil tindakan terhadap karyawan yang sering terlambat, pemilihan lokasi gudang baru yang harus dibangun, dan masalah-masalah besar ataupun kecil lainya dimana manajer harus membuat keputusan tindakan apa yang diambil atau paling tidak menugaskan orang lain untuk memutuskan.
Karena itu pengambilan keputusan adalah hal yang sangat penting dalam manajeman. Pengambilan keputusan terkait dengan ditetapkannya suatu keputusan manajerial. Berdasarkan keputusan manajerial yang telah ditetapkan oleh seorang manajerial, maka semua aktivitas akan berjalan dengan baik.
Pendelegasian wewenang pun merupakan sesuatu yang vital dalam organisasi kantor. Atasan perlu melakukan pendelegasian wewenang agar mereka bisa menjalankan operasi manajemen dengan baik. Selain itu, pendelegasian wewenang adalah konsekuensi logis dari semakin besarnya organisasi. Bila seorang atasan tidak mau mendelegasikan wewenang, maka sesungguhnya organisasi itu tidak butuh siapa-siapa selain dia sendiri.
Bila atasan menghadapi banyak pekerjaan yang tak dapat dilaksanakan oleh satu orang, maka ia perlu melakukan delegasi. Pendelegasian juga dilakukan agar manajer dapat mengembangkan bawahan sehingga lebih memperkuat organisasi, terutama di saat terjadi perubahan susunan manaejemen.
Yang penting disadari adalah di saat kita mendelegasikan wewenang kita memberikan otoritas pada orang lain, namun kita sebenarnya tidak kehilangan otoritas orisinilnya. Ini yang sering dikhawatirkan oleh banyak orang. Mereka takut bila mereka melakukan delegasi, mereka kehilangan wewenang, padahal tidak, karena tanggung jawab tetap berada pada sang atasan.
B. Rumusan Masalah
Hal yang akan dibahas dalam makalah ini adalah :
1. Apakah yang yang dimaksud dengan pendelegsasian wewenang dan pengambilan keputusan ?
2. Bagaimana peranan manajer dalam proses pendelegasian wewenang dan pengambilan keputusan ?
C. Batasan Masalah
Dalam makalah ini penulis akan membahas peranan manajer dalam proses manajer dalam pendelegasian wewenang dan pengambilan keputusan saja.
D. Metode Penelitian
Metode penelitian yang penulis gunakan adalah metode studi pustaka.
E. Tujuan Penelitian
Tujuan penulisan makalah ini adalah untuk memenuhi tugas dalam mata kulia pengantar manajemen.
BAB II
ISI
A. Pengertian Pengambilan Keputusan
Definisi pengambilan keputusan menurut T. Hani Handoko yaitu menggambarkan suatu proses memalului serangkaian kegiatan dipilih sebagai penyelesaian suatu masalah tertentu. Sedangkan menurut Sondang P. Sagian pengmabilan keputusan adalah suatu pendekatan yang sistematis terhadap hakekat suatu masalah, pengumpulan fakta-fakta dan data, penentuan yang matang atas alternative yang dihadapi dan mengambil tindakan yang paling tepat.
Pembuatan keputusan (decision making) menggambarkan proses melalui mana serangkaian kegiatan dipilih sebagai penyelesaian sutu masalah tertentu. Geroge P. Huber membedakan pembuatan keputusan dari Pembuatan Pilihan (chocice making) dan dari Pemecahan Masalah (problem solving).
I. Dasar-dasar Pengambilan Keputusan :
Intuisi (hati nurani);
Berarti pengambilan keputusan berdasarkan intuisi biansanya mengandalkan naluri, perasaan pribadi, ekamampuan mental, tetapi situasi yang dihadapi dengan sikap realistis dan memutuskannya menurut perasaan saja (good feeling).
Fakta-fakta;
Dengan fakta-fakta ini pengambilan keputusan berdasarkan fakta yang merukan dasar terbaik untuk menetapkan tujuan.
Experience (pengalaman);
Pengalaman merupakan pelajaran yang sangat berharga dalam pengambilan keputusan.
Authority (kekuasaan).
Pengambilan keputusan diperlukan wewenang, sebab tanpa wewenang maka keputusan tidak dapat diambil.
Tabel Kebaikan dan Keburukan dari Dasar-Dasar Pengambilan Keputusan
Kebaikan Keburukan
Intuisi (Hati Nurani) Keputusan dapat diambil dengan cepat;
Kecapakapan deccesion maker dapat digunakan;
Merupakan suatu alat yang memuaskan untuk memutuskan aktivitas yang mempunyai pengaruh terbatas. Keputusan mungkin trbukti salah, karena feeling bias saja salah;
Alat untuk menggantikan keputusan tidak tersedia;
Dasar-dasar lain untuk megambil keputusan sangat minim.
Fakta-fakta Merupakan dasar yang baik dalam pengambilan keputusan;
Keputusan akan rasional, logic, ideal dan resikonya relative kecil;
Keputusan secara relative mudah direalisasikan;
Keputusan lebih relevan. Keputusan yang diambil sering terlambat;
Biaya untuk mengambil keputusan relative besar.
Experience Keputusan yang diambil berdasarkan pengalaman praktis;
Bagian ternaik dari latar belakang decision maker dapat digunakan. Keputusan yang diambil atas peristiwa masa lalu yang sudah ketinggalan jaman;
Bila decision maker memiliki pengalaman terbatas, keputusan yang diambil akan sempit.
Kekuasaan Mudah diterima;
Mempunyai sumber asli;
Bersifat dan dapat mengikat. Dapat menjadi sangat rutin dan menimbulkan gaya dikatatorial;
Keputusan diambil berada jauh dari luar persoalan actual.
II. Teknik-teknik Pengambilan Keputusan
1. Operational Research;
2. Linier Programing (Vector Analisys);
3. Gaming War Games;
4. Probability Theory;
5. Ranking and Statistical Weigthing;
6. Manajeman Sistematis;
7. Scientific Management.
III. Macam-macam Keputusan
Terdapat 4 (empat) macam keputusan , yaitu :
Keputusan Auto-generated;
Keputusan Inducted;
Keputusan Individu;
Keputusan Kelompok.
B. Pengertian Pendelegasian Wewenang
Wewenang (authority) adalah hak untuk melakukan sesuatu atau memerintah orang lain untuk melakukan atau tidak melakukan sesuatu agar tercapai tujuan tertentu (T. Hani Handoko). Sedangkan menurut Harold Koontz and Cyril O’Donnel pendelegasian wewenang merupakan pokok yang didapat kembali oleh pemberi wewenang. Hal itu adalah suatu sifat wewenang, si pemilik wewenang (pemimpin) tidak selamanya menyelesaikannya sendiri kekuasaan ini dengan menyerahkan wewenang itu. Dengan demikian maka proses Pendelegasian wewenang itu merupakan hubungan atasan dengan bawahan, merupakan mata rantai yang terus-menerus bersambung.
Seseorang pemimpin baru dapat melakukan kegiatan atau memerintah setelah ia memperoleh wewenang. Bawahan tidak akan melakukan kegiatan dalam perusahaan, jika tidak ada perintah dari atasan, sehingga tidak ada kegiatan dalam perusahaan atau perusahaan tidak dapat merealisasi tujuannya. Delegation of authority sulit untuk diterjemahkan ke dalam bahasa Indonesia secara tepat, karena dalam Delegation of authority ini terdapat sifat “Du Characteristic”. Du Characteristic, artinya pihak bawahan menerima wewenang dari atasan tetapi pada saat yang sama atasan yang bersangkutan tetapi memiliki wewenang tersebut. Pemimpin (delegator) tidak hilang haknya terhadap wewenang yang telah didelegasikan itu.
I. Hirarki Wewenang
Manajer (administrative management);
Yaitu pemimpin yang titik berat pekerjaannya dalam bidang pikiran, manajerial, fungsi-fungsi manajemen serta menentukan kebijakan, prosedur yang kan ditempuh untuk mencapai tujuan organisasi.
Pelaksana (operative management);
Yaitu pejabat yang titik pekerjaanya dalam bidang teknis dalam melaksanakan pekerjaan utnuk mencapai tujuan organisasi.
Interpreter.
Yaitu pejabat manajemen yang berperan ganda, artinya pada suatu saat sebagai administrative management dan pada saat lain sebagai operative management. Sebab pejabat manajemen ini menterjemahkan hasil kerja manajer ke dalam bahasa operatif.
II. Prinsip-prinsip Wewenang
i. Proses pelimpahan wewenang harus mencakup 3 unsur yaitu adanya ;
1. Tugas;
2. Kekuasaan;
3. Pertanggung Jawaban.
ii. Wewenang yang didelegasikan harus kepada orang yang tepat;
iii. Pelimpahan wewenang harus disertai pemberian motivasi;
iv. Adanya hubungan dan pengawan pada penerima pelimpahan wewenang.
III. Jenis-jenis Wewenang
• Line authority;
Wewenang manajer yang bertanggung jawab langsung, diseluruh rantai komando organisasi, untuk mencapai sasaran organisasi.
• Staff authority;
Wewenang kelompok individu yang menyediakan sasaran dan jasa kepada manajer lini.
• Fungsional authority.
Wewenang anggota staff departemen untuk mengendalikan aktivitas departemen lain karena berkaitan dengan tanggung jawab staff khusus.
IV. Sumber-sumber Wewenang
a. Formal authority theory (teori wewenang formal);
b. Accetence authority theory (teori penerimaan wewenang);
c. Authority ot the situation (teori wewenang situasional);
d. Positioon authority (wewenang posisi);
e. Technical authority (wewenang teknis);
f. Yuridis authority (wewenang karena hokum).
Tabel Keuntungan dan Hambatan terhadap Delegasi
Keuntungan Delegasi Hambatan Terhadap Delegasi
Semakin banyak tugas manajer yang dapat didelegasikan, semakin besar peluang mereka untuk mencari dan menerima lebih banyak tanggung jawab dari manajer tingkat yang lebih tinggi;
Memperbaiki rasa percaya diri dan kemapuan untuk mengabil inisiatif dari para karyawan;
Seringkali membuat keputusan menjadi lebih baik, karena karyawan memilki pandangn yang lebih jelas mengenai fakta;
Mempercepat proses pembuatan keputusan. Manajer merasa dapat melakukan perkejaanya sendiri dengan lebih baik;
Manajer khawatir karyawan tidak cukup mampu melakukannya;
Manajer merasa perlu waktu untuk menjelaskan lagi pekerjaan yang harus dikerjakan;
Manajer terlalu kacau dan tidak fleksibel untuk mendelegasikan perkejaan secara efektif;
Adanya rasa tidak tentram dan bimbang menegnai siapa yang akhirnya bertanggung jawab untuk tugas khusus.
V. Pedoman Pendelegasian Efektif
1. Prasyarat;
2. Kesediaan manajer untuk memberikan kebebasan kepada karyawanya untuk menyelesaikan tugas yang didelegasikan;
3. Komunikasi terbuka antara manajer dan karyawannya;
4. Kemampuan manajer untuk menganalisis factor-faktor seperti sasaran organisasi, persyaratan tugas, dan kemampuan karyawan.
VI. Tugas Delegasi Efektif
1. Putuskan tugas mana yang dapat didelegasikan;
2. Putuskan siapa yang kan mendapat penugasan;
3. Siapkan sumber daya yang memadai untuk menalaksanan tugas yang didelegasikan;
4. Delegasikan tugas;
5. Bersiap untuk melakukan campur tangan bila perlu;
6. Tetapkan system umpan balik.
C. Proses Pendelegasian Wewenang dan Pengambilan Keputusan
Proses dasar pembuatan keputusan rasional hamper sama dengan proses perencanaan strategic formal. Ini mencakup indentifikasi dan diagnose masalah, pengumpulan dan analisa data yang relevan, pengembangan alternative-laternative, penilaian berbagai alternative penyelesaian, pemilihan alternative terbaik, implementasi keputusan dan evaluasi hasil-hasil.
Sedangkan pendelagasian menetapkan dan memberikan tujuan dan tugas kepada bawahan. Dalam pendelegasianya dapat melimpahkan wewenang yang diperlukan untuk mencapai tujuan tujuan atau tugas. Dan disaat penerimaan delegasi, baik implist atau eksplisit, menimbulkan kewajiban atau tanggung jawab. Untuk menerima pendelgasian diperlukan juga pertanggungjawaban untuk hasil-hasil yang dicapai.
BAB III
PEMBAHASAN MASALAH
Sebagai suatu contoh didalam perusahaan, dibagian HRD sedang mengalami kekurangan salah satu staffnya yang telah lama keluar dari perusahaan tersebut. Pengumuman lowongan pekerjaan pun sudah disebar ke dalam informasi lowongan di koran dan internet. Namun, belum juga mendapatkan karyawan yang sesuai dengan kriteria yang dibutuhkan oleh perusaahn tersebut.
Dengan berkurangnya salah satu staff dibagian tersebut, tentu secara otomatis tidak ada yang mengerjakan pekerrjaan yang staffnya telah keluar tersebut . semakin lamanya perusahaan tidak mendapatkan karyawan baru untuk menempati posisi tersebut, maka membuat pekerjaan yang berhubungan dengan bagian tersebut ikut terbengkalai .
Disini peran seorang manajer HRD sangat dibutuhkan . ia harus mengambil sikap yang tegas dan mengambil keputusan untuk menangani masalah tersebut. Sebelum perusahaan terssebut mendapatkan karyawan baru, manajer HRD harus mengambil sikap dengan membagi tugas kepada staff yang ada untuk membantu pekerjaan yang harus seharusnya dilakukan oleh staff yang sudah mengundurkan diri tersebut secara adil . Agar tidak memberatkan salah satu karyawan yang ada. Tentunya dengan memberikan surat tugas kepada para staff yang sementara ini mengerjakan pekerjaan salah staffnya yang sudah mengundurkan diri tersebut.
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
A. KESIMPULAN
Dari pembahasan yang penulis uraikan dalam makalah ini, maka penulis menyimpulkan bahwa kehidupan manajer dipenuhi dengan serangkaian pembuatan (pengambilan) keputusa-keputusan dan pendelegasian wewenangnya terhadap setiap bawahannya. Pembuatan dan pengambilan keputusan merupakan kunci penting kegiatan manajer. Lalu penggunaan wewenang yang secara bijaksana pun merupakan factor kritis bagi efetivitas di dalam suatu organisasi.
Peran manajer dalam proses pengambilan keputusan dan pendelegasian wewenang ini merupakah peran manajer yang tiak dapat dipisahkan dan saling ketergantungan. Apabila dalan salah satu fungsi ini dilakukan secara tidak maksimal maka fungsi yang lain pun ikut terganggu.
B. SARAN
Dalam memimpin organisasinya diharapkan manajer dapat mengambil keputusan dengan bijaksana dan mendelegasikan secara baik. Agar apa yang ingin dicapai oleh seorang manajer dalam organisasinya bias berjalan dengan baik dan sesuai rencana. dan alangkah baiknya setiap pengambilan keputusan tersebut melewati pemilihan yang lebih selektif dari beberapa alternative terbaik yang dimiliki oleh manajer tersebut. Sehingga pada saat pendelegasiannya bisa diterima oleh semua pihak yang terkait.
DAFTAR PUSTAKA
1. Hani, T. Handoko, “MANAJEMEN”. Edisi 2. Yogyakarta: BPFE. 2003.
2. James A.F Stoner, R. Edward Freeman, dan Daniel R. Gilbert Jr, “Management Part II, Sixth Edition,” Prentice Hall, Inc. 1996.
3. Tarsono, Ono. “PENGANTAR MANAJEMEN”. Jakarta. STIE INDONESIA, 2008.
4. http://library.usu.ac.id/download/fe/akuntansi-sucipto4.pdf
5. http://id.shvoong.com/business-management/management/1688030-pengambilan-keputusan-dalam-manajemen-operasi/
6. http://ID.WIKIPEDIA.ORG/WIKI/MANAJEMEN
all about Me
Jumat, 09 Juli 2010
Senin, 05 Juli 2010
Papper Sistem Informasi manajemen
Penggunaan Teknologi Informasi Dalam Perdagangan Melalui
JaringanElektronik
1. PERDAGANGAN MELALUI JARINGAN ELEKTRONIK
Pada awalnya perdagangan melalui jaringan elektronik didefinisikan sangat sempit, yakni hanya mencakup transaksi bisnis yang berhubungan dengan pelanggan dan pemasok dan sering dikaitkan dengan internet. Seolah-olah tidak ada alternative komunikasi lain.
Pandangan yang lebih luas, mengenai definisi perdagangan melalui jaringan elektronik adalah sebagai penggunaan komputer untuk memudahkan semua operasi perusahaan, baik operasi :
– Internal : ke-5 bidang fungsional yakni keuangan, SDM, manufaktur, jasa informasi, dan pemasaran
– Eksternal : berhubungan dengan ke-8 elemen lingkungan.
Adapun tujuan dari penggunaan teknologi informasi dalam perdagangan melalui jaringan elektronik adalah tercapainya keunggulan yang kompetitif.
Table 3.1 berikut menunjukkan hubungan antara internal dan eksternal. Beberapa bidang fungsional memiliki tanggung jawab utama untuk elemen-elemen lingkungan tertentu. Bidang keuangan terutama berhubungan dengan masyarakat keuangan, pemegang saham/pemilik, serta pelanggan. Sumberdaya manusia memiliki perhatian khusus pada masyarakat global dan serikat pekerja. Jasa informasi berhubungan dengan pemasok perangkat keras dan perangkat lunak. Bidang manufaktur bertanggung jawa pada hubungan dengan pemasok perusahaan dan serikat pekerja. Pemasaran terutama bertangung jawa untuk berhubungan dengan pelangan dan pesaing perusahaan. Semua bidang tersebut berhubungan dengan pemerintah.
Tabel 3.1. Tanggung jawab Lingkungan Utama dari Bidang Fungsional
Keuangan SDM Jasa Inf. Manufaktur Pemasaran
Pelanggan X X
Pemasok X X
Pemegang Saham dan Pemilik X
Serikat Pekerja X X
Masyarakat Keuangan X
Masyarakat Global X
Pesaing X
Pemerintah X X X X X
Manfaat dari Perdagangan Melalui Elektronik
Perusahaan-perusahaan atau organisasi yang ikut serta dalam perdagangan melalui jaringan elektronik untuk mencapai perbaikan di seluruh orgnaisasi. Perbaikan tersebut diharapkan menghasilkan tiga (3) manfaat utama :
• Pelayanan pelanggan meningkat;
• Hubungan dengan pemasok & masyarakat keuangan meningkat;
• Pengembalian atas investasi pemegang saham dan pemilik yang meningkat.
Manfaat-manfaat tersebut berkontribusi pada stabilitas keuangan perusahaan dan memungkinkannya untuk bersaing dengan lebih baik dalam dunia bisnis yang semakin terikat untuk menggunakan teknologi komputer.
Kendala Perdagangan Melalui Jaringan Elktronik
Tidak semua perusahaan ikut dalam perdagangan melalui jaringan elektronik. Hal tersebut dilakukan dengan alas an kehati-hatian setiap perusahaan yang ada, dengan kendala sebagai berikut :
Biaya tinggi
Masalah keamanan
Perangkat lunak yang belum amapan atau tersedia
Ketika para eksekutif memutuskan bahwa manfaat yang diantisipasi melebihi kendalanya dan membuat keputusan untuk melangkah. Adapun langkah utamanya yaitu dengan melakukan pemilihan srategi, metodologi dan teknologi yang terbaik.
Rencana bisnis strategis mewujudkan komitmen untuk menggunakan perdagangan melalui jaringan elektronik guna mencapau keunggulan kompetitif. Perusahaan pertama-tama melakukan atau mengumpulkan intelijen bisnis sehingga dapat memahami peran potensial yang dilakukan setiap elemen lingkungan. Kemudian muncul komitmen untuk membentuk suatu sistem antar organisasi (inter-organizational system - IOS) melalui pertukaran data elektronik (electronic data interchange – EDI). IOS dicapai dengan mengikuti siklus hidup sistem (system life cycle – SLC) atau melakukan rancang ulang bisnis proses (business process renggineering). Hasilnya adalah sistem berorientasi jaringan dang meggunakan sambungan langsung, jaringan bernilai tambah, internet atau komninasi. Gambar 3.1. menunjukkan diagram langkah utama, yaitu :
Gambar 3.1 Pemilihan strategi, metodologi dan teknologi
2. INTELIJEN BISNIS
Jika kita ingin ikut dalam perdagangan melalui jaringan elektronik, hal pertama yang kita perlukan adalah pemahaman mengenai elemen-elemennya. Sekarang, pengumpulan, penyimpanan, dan penyebaran informasi lingkungan merupakan aplikasi komputer yang penting dalam banyak perusahaan di seluruh dunia. Awalnya aplikasi tersebut dikhususkan untuk mengumpulkan informasi tentang pesaing perusahaan, sehingga muncul istilah intelijen kompetitif (competitive intelligence – CI). Bila didefinisikan secara luas untuk mencakup informasi disemua elemen lingkungan, istilah yang tepat adalah intelijen bisnis (business intelligence – BI). Adapun informasi yang menjelaskan elemen-elemen dalam lingkungan perusahaan dinamakan intelijen.
Intelijen kompetitif memiliki lima tugas dasar. Beberapa perusahaan membuat satu unit intelijen khusus untuk melaksanakan tugas-tugas tersebut. Perusahaan lain menyerahkan tugas-tugas tersebut pada unit yang ada sebagai tanggung jawab tambahan. Adapun tugas-tugas dasarnya yaitu (tampak pada Gambar 3.2) :
Gambar 3.2. Tugas Dasar Intelijen Bisnis
a. Mengumpulkan data; data primer dan atau data sekunder. Data primer dikumpulkan oleh perusahaan dan data sekunder dikumpulkan oleh orang lain yang disediakan untuk perusahaan. Banyak data sekunder tersedia dalam bentuk database komersial yang disediakan oleh jasa database dengan imbalan. Perusahaan dapat mengakses pusat database jasa tersebut atau memperoleh salinan database dalam bentuk CD-ROM.
b. Mengevaluasi data; semua data primer dan data sekunder harus dievaluasi sebelum digunakan untuk memastikan tingkat akurasinya.
c. Menganalisis data; data jarang mengungkapakan keseluruhan cerita. Untuk itu bagaimana kita meneliti data dari beragai sudut, mencari berbagai pola yang disebut dengan istilah pemikiran lateral. Tujuannya adalah untuk mengubah data menjadi intelijen.
d. Menyimpan intelijen; disimpan pada media yang mudah dibaca oleh komputer sehingga memudahkan untuk akses kembali.
e. Menyebarkan intelijen; setelah berada dalam penyimpanan komputer, maka intelijen tersebut bisa diakses kembali dengan parameter pencarian tertentu (selektif) dengan menyiapkan profil intelijen. Teknik tersebut dinamakan penyebaran informasi selektif (selective dissemination of information – SDI).
3. SISTEM ANTAR ORGANISASI (IOS)
startegi terbaik dalam perdagangan melalui jaringan elektronik adalah strategi yang elemen-elemennya dikaitkan dengan transmisi data elektronik. Hal tersebut dikenal dengan istilah sistem antar organisasi (inter-organizational system – IOS)., atau istilah yang lain adalah pertukaran data elektronik (electronic data interchange – EDI). Kedua isitlah tersebut sering digunakan secara bergantian. Pertukaran data elektronik merupakan suatu cara untuk mencapai sistem antar organisasi.
Sistem antar organisasi (IOS) kadangkala disebut sebagai sistem informasi antar organisasi, yakni suatu kombinasi perusahaan-perusahaan yang terkait sehingga mereka berfungsi sebagai satu sistem tunggal, yang bekerjasama untuk mencapai tujuan bersama. Perusahaan-perusahaan yang membentuk IOS disebut mitra bisnis atau mitra dagang.
Para mitra bisnis ikut dalam IOS dengan harapan memperoleh manfaat tertentu. Manfaat tersebut terbagi atas dua kategori, yakni :
a. Efisiensi komparatif;
Para mitra bisnis dapat menyediakan barang dan jasa dengan biaya yang lebih murah daripada pesaing mereka. Perbaikan efisiensi dapat berasal dari dalam dan berkaitan dengan organisasi lain.
Efisiensi internal; perbaikan-perbaikan dalam operasi perusahaan tersebut sehingga dapat mengumpulkan data dan menganalisisnya lebih cepat serta membuat keuputusan lebih tepat dan cepat.
Efisiensi antar organisasi; perbaikan-perbaikan diperoleh melalui kerjasama dengan perusahaan lain. Sehingga memungkinkan menawarkan lebih banyak barang dan jasa, melayani lebih banyak pelanggan, memindahkan pekerjaan tertentu ke pemasok atau pelanggan, serta mudah mengumpulkan data lingkungan.
b. Kekuatan tawar-menawar
Kemampuan untuk menyelesaikan perselisihan dengan pemasok dan pelanggannya yang menguntungkan dirinya. Kekuatan tersebut berasal dari :
Keistimewaan produk yang unik; pemesanan lebih mudah, pengiriman yang lebig cepat, waktu respon atas permintaan informasi yang lebih cepat.
Penurunan biaya yang berhubungan dengan pencarian; mengurangi biaya belanja dalam mencari pemasok, dapat mengidentifikasi produk alternative dengan mendapatkan harga yang terendah.
Peningkatan biaya peralihan; perusahaan ingin jika pelanggan beralih ke pesaing maka biaya peralihannya menjadi mahal. Ketergantungan produk satu dengan yang lainnya sangat tinggi.
4. PERTUKARAN DATA ELEKTRONIK
Pertukaran data elektronik adalah proses transmisi data dalam bentuk yang terstruktur dan dapat dibaca mein secara langsung dari komputer ke komputer di antara beberapa perusahaan. Transmisi tersebut memungkinkan data yang ditransmisikan dan diterima tanpa pengetikan ulang.
Hubungan EDI yang umum membentuk kaitan antara perusahaan dengan pemasoknya dan pelanggannya. Kaitan dengan pemasoknya dinamakan sisi pasokan (supplay side) dan kaitan dengan pelanggannya dinamakan sisi pelanggan (customer side). Gambar 3.3 menunjukkan kaitan dari sisi pasokan.
Gambar 3.3 Bentuk Standar Sisi Pasokan
Format standar memungkinkan para mitra bisnis bertukar data tetapi memerlukan suatu proses translasi data sebelum mengirim dan setelah menerima. Translasi diperlukan karena aplikasi komputer para mitra bisnis umumnya tidak menangani data dalam format yang sama (standar). Sehingga diperlukan perangkat lunak pemetaan (mapping software). Hal tersebut nampak pada Gambar 3.4.
Selain itu dijumpai pula transfer dana secara elektronik melalui jaringan komputer yan dinamakan dengan electronic funds transfer – EFT. Hal tersebut juga memiliki peranan penting dalam perdagangan melalui jaringan elektronik.
EDI bukanlah suatu strategi yang harus dilaksanakan sekaligus (mutlak) atau sama sekali tidak. Para mitra bisnis dapat menerapkannya dalam berbagai tingkatan. Tingkatan yang dimaksud yaitu :
a. Pemakai tingkat satu; hanya satu atau dua set transaksi yang ditransmisikan ke sejumlah mitra bisnis yang terbatas.
b. Pemakai tingkat dua; banyak set transaksi yang ditransmisikan ke sejumlah besar mitra bisnis.
c. Pemakai tingkat tiga; banyak set transaksi yang ditransmisikan ke sejumlah besar mitra bisnis dan juga aplikasi komputer perusahaan disesuaikan dengan pendekatan EDI.
Gambar 3.4. Proses Translasi dengan Menggunakan Perangkat Lunak Pemetaan
Terdapat beberapa faktor yang dapat mempengaruhi keputusan penerapan EDI, apakah perusahaan mensikapinya secara reaktif atau proaktif. Faktor-faktor tersebut adalah :
• Tekanan persaingan à reaktif
• Kekuasaan yang dilaksanakan à proaktif
• Kebutuhan intern à proaktif
• Dukungan top manajemen à mempengaruhi keputusan, tanpa bertindak secara reaktif atau proaktif.
Hubungan faktor-faktor secara diagram dapat dilihat pada Gambar 3.5
Gambar 3.5. Pengaruh Internal dan Lingkungan Pada Penggunaan EDI
Penerapan EDI dapat meberikan manfaat langsung yang berasal dari penggunaan teknologi dan manfaat tidak langsung, yakni :
• Mengurangi kesalahan
• Mengurangi biaya
• Meningkatakan efisiensi operasional
• Meningkatkan kemampuan bersaing
• Meningkatkan hubungan dengan mitra dagang
• Meningkatkan pelayanan pelanggan
5. RANCANG ULANG PROSES BISNIS
Setelah langkah pemilihan strategis sudah dilakukan, langkah selanjutnya adalah penentuan metodologi yang tepat untuk digunakan dalam perdagangan melalui jaringan elektronik. Sehingga diperoleh keunggulan secara kompetitif. Berdasarkan tingkatan pemakai dari strategi EDI, maka terdapat dua bentuk metodologi yaitu :
• System Life Cycle (SLC) à pemakai tingkat satu & dua. Pembahasan lebih lanjut akan dijumpai pada modul ke-8.
• Business Process Redesign (BPR) à pemakai tingkat tiga.
Penggantian proses yang lama dengan yang lebih baru disebut dengan rancang ulang proses bisnis (Business Process Redesign - BPR). Istilah lain yang dipakai adalah rekayasa ulang proses bisnis (business process reengineering).
Alasan diterapkannya BPR antara lain karena faktor :
• Proses bisnis yang sekarang dilakukan oleh organisasi tsb., sudah tidak sesuai lagi dengan kondisi dan situasi lingkungan yang ada.
• Sistem warisan (legacy system) yang terlalu berharga untuk dibuang, namun terlalu mahal untuk dioperasionalkan dan dipelihara.
Adapun pendekatan yang dilakukan didalam melakukan rancang ulang proses bisnis dapat dilakukan dengan pilihan pendekatan :
• Revolutionary
– Radikal : sistem lama dibuang dan mulai dari nol (awal)
– Tingkat keberhasilan : 30 –50 %
– Satu-satunya cara untuk mendapatkan atau dampak yang cukup bermakna
• Evolutionary
– Perubahan berkesinambungan (continous improvement)
– Peruabahan dapat menyeluruh atau parsial berdasarkan masalah yang dihadapi (real issue) atau pengalaman masa lalu (lessons learned)
Setelah kita pilih pendekatan yang akan dilakukan, langkah berikutnya adalah penentuan teknik rancang ulangnya. Teknik yang dapat dilakukan yaitu :
• Rekayasa mundur (reverse engineering),
• Restrukturisasi (restructuring),
• Rekayasa ulang (reengineering)
Teknik penerapan tersebut bisa dilakukan secara terpisah atau kombinasi, bergantung pada tingkat perubahan yang diinginkan.
Rekayasa Mundur
Adalah proses analisis sistem untuk mengidentifikasi elemen-elemen sistem dan hubungan antar elemen berdasarkan sistem yang ada, untuk mendapatkan gambaran proses pengembangan sistem dari awalnya.
Tidak mengubah fungsionalitas sistem yang ada.
Diterapkan untuk sistem yang tidak ada dokumentasinya.
Hasilnya : dokumentasi sistem yang menyeluruh, seperti diagram arus data (data flow diagram – DFD), diagram arus sistem, dll.
Diagramnya ampak pada Gambar 3.6
Gambar 3.6. Diagram Rekayasa Mundur
Restrukturisasi
Transformasi suatu sistem menjadi sistem baru / bentuk lain tanpa mengubah fungsionalnya.
Sistem/program tidak terstruktur menjadi terstruktur
Diagramnya ampak pada Gambar 3.7
Gambar 3.7. Diagram Restrukturisasi
Rekayasa Ulang
Rancang ulang lengkap suatu sistem dengan tujuan mengubah fungsionalitasnya, berdasarkan sistem yang ada.
Pengetahuan mengenai sistem yang sedang berjalan tidak diabaikan sama sekali (proses rekayasa mundur)
Lalu sistem baru dikembangkan secara normal (proses rekayasa maju)
Diagramnya ampak pada Gambar 3.8
Sebelumnya kita harus perhatikan komponen dari BPR, yakni :
• Kualitas fungsional
– Ukuran mengenai apa yang bisa dilakukan oleh sistem.
• Kualitas teknis
– Ukuran bagaimana fungsi tersebut dilakukan.
Kombinasi kedua komponen menentukan pemilihan teknik BPR.
Gambar 3.8. Diagram Rekayasa Ulang
6. PERKEMBANGAN INTERNET
Tahapan terakhir yang harus dilakukan setelah perencanaan strategis dan penetapan mertodologi adalah penetapan teknologi perdagangan melalui jaringan elektronik yang akomodatif atau menunjang tahapan sebelumnya.
Terdapat tiga pilihan teknologi utama, yakni :
• Sambungan Langsung, menggunakan sirkuit yang disedian oleh jasa telekomunikasi
• Jaringan bernilai tambah, antara lain berupa layanan perangkat lunak, pengolahan data, dll
• Internet, memungkinkan jaringan komunikasi global yang tidak hanya menghubungkan para mitra bisnis tetapi juga mencakup para pelanggan.
Setiap alternative memiliki keunggulan dan kelemahan. Sesuai dengan perkembangan teknologi komputer dan telekomunikasi yang begitu pesat, maka pilihan melalui internet yang paling menguntungkan.
Perkembangan inernet secara ringkas digambarkan sebagai berikut :
• Diawali dengan dibentuknya jaringan yang bernama ARPANET tahun 1979 (Advanced Research Projects Agency) : media pertukaran informasi personil militer dengan peneliti sipil terkait dengan hal-hal kemiliteran, dilakukan dengan transmisi paket data lewat komputer.
• ARPANET dalam perkembangannya membentuk apa yang sekarang dikenal dengan Internet atau World-Wide Web (inter koneksi jaringan komputer terbesar di dunia, dan masing-masing terdiri dari jaringan yang lebih kecil).
Beberapa terminology penting dalam internet
• Web site
Terkait dengan sebuah komputer yang terhubung dengan internet yang berisi hypermedia yang dapat diakses dari komputer lain di jaringan melalui suatu hypertext link.
• Hypertext link
Suatu petunjuk yang terdiri dari teks atu grafik yang digunakan untuk mengakses hypertext (dokumen elektronik) yang disimpan di web site.
• Web page
Suatu file hypermedia yang disimpan di suatu web site, yang diidentifikasi oleh satu alamat yang unik.
• Home page
Halaman pertama dari suatu web site. Halaman selanjutnya bisa dicapai dari home page. (beberapa contoh dan aturan alamat domain, lihat Gambar 3.9 dan Gambar 3.10)
• URL (Universal Resource Locator)
Alamat dari suatu web page (contoh lihat Gambar 3.11)
• Browser (search engine)
Suatu sistem perangkat lunak untuk mengambil dokumen dengan mengetikkan parameter pencarian atau meng-klik suatu grafik (misal : Infoseek, Yahoo, Google, Altavista, dll).
• FTP (File Transfer Protocol)
Suatu perangkat lunak untuk mengcopy file ke komputer kita dari web site mana saja (down load file).
Gambar 3.9. Beberapa Alamat Domain dan Aturannya
Gambar 3.10 Tampilan Homepage MABES POLRI
Gambar 3.11 Komponen URL
Begitu pentingnya data dan informasi yang ditransmisikan dalam komunikasi lewat internet maka perlu dijamin keamanannya. Upaya pendekatan yang perlu dilakukan adalah :
• Memisahkan web site secara fisik dari jaringan internal perusahan
• Penggunaan kata sandi pada saat mengakses
• Membuat suatu “tembok” perlindungan à membatasi arus data antara jaringan internal perusahaan dan internet (firewall) :
• Packet-Filtering Firewall, menggunakan router.
• Circuit-Level Firewall, dipasang komputer yang akan mengintegrasikan pengujian keaslian ke dalam proses penyaringan.
• Application-Level Firewall, membuat zona keamanan.
Dengan jaminan keamanan yang tinggi, maka bentuk aplikasi bisnis yang dilakukan beraneka ragam, yang tetap pada tujuan semula yakni mencapai keunggulan secara kompetiti. Bentuk aplikasi bisnis ersebut antara lain berupa :
• Riset Pemasaran
• Intelijen Kompetitif
• Aplikasi Eceran
• Infrastruktur Informasi Nasional à perdagangan antar negara
Secara umum gambaran aplikasi bisnis tersebut terangkum dalam Gambar 3.12
7. IKHTISAR
Bila perusahaan menyertakan perdagangan melalui jaringan elektronik dalam rencana bisnis strategisnya untuk mencapai keunggulan kompetitif, perusahaan itu mengikuti suatu jalur yang dimulai dengan intelijen bisnis. Selanjutnya adalah penentuan strategi, metodologi dan teknologi terbaik. Strategi mencakup suatu sistem antar organisasi dengan menggunakan EDI. Metodologi mencakup siklus hidup sistem dan BPR. Teknologi dapat mencakup kombinasi apa saja dari sambungan langsung, value-added network (VAN), dan internet.
Gambar 3.12. Bentuk Umum Aplikasi Bisnis via Jaringan Elektronik
Intelijen bisnis terdiri dari data primer dan data sekunder. Ada lima tugasnya yaitu pengumpulan, evaluasi, analisis, penyimpanan, dan penyebaran. Database komersial dapat menyediakan sumber data sekunder yang kaya.
IOS terdiri dari para mitra dagang. Mitra pemimpin adalah sponsor, yang lain adalah peserta. Perusahaan ikut serta dalam IOS karena dua alasan yaitu memperoleh manfaat dari efisiensi komparatif (yang berbentuk internal maupun antar organisasi) serta meningkatkan kekuatan tawar menawar mereka yang berasal dari tampilan produk yang unik, pengurangan biaya pencarian dan peningkatan biaya peralihan.
Satu cara untuk mencapai IOS adalah melalui pertukaran data elektronik (EDI), yang terdiri dari tiga tingkat penggunaan yaitu meliputi arus data terbatas, arus data yang lebih lengkap, dan arus data lengkap maupun aplikasi yang dirancang ulang. Siklus hidup sistem merupakan metodologi yang baik untuk mencapai tingkat satu dan atau dua. BPR bekerja paling baik untuk tingkat tiga.
Rancang ulang proses bisnis terdiri dari tiga R, yaitu Rekayasa mundur, Restrukturisasi dan Rekayasa ulang.
Jaringan komunikasi data yang menghubungkan para mitra dagang dapat dicapai dengan sambungan langsung, jaringan nilai tambah, dan internet.
Internet adalah suatu jaringan global dari jaringan-jaringan, dan navigasi dipermudah oleh world wide web dan berkaitan dengan dokumen-dokumen hypermedia. Walau internet dan web menawarkan potensi yang sangat besar terdapat peluang penyalahgunaan.
Kelemahan keamanan internet dapat diatasi dengan memasang firewall, packet-filtering firewall, dan circuit-level firewall. Perlindungan terlengkap diberikan oleh application-level firewall yang berupa zona-zona keamanan dari beberapa alat seleksi/penyaring tersendiri.
JaringanElektronik
1. PERDAGANGAN MELALUI JARINGAN ELEKTRONIK
Pada awalnya perdagangan melalui jaringan elektronik didefinisikan sangat sempit, yakni hanya mencakup transaksi bisnis yang berhubungan dengan pelanggan dan pemasok dan sering dikaitkan dengan internet. Seolah-olah tidak ada alternative komunikasi lain.
Pandangan yang lebih luas, mengenai definisi perdagangan melalui jaringan elektronik adalah sebagai penggunaan komputer untuk memudahkan semua operasi perusahaan, baik operasi :
– Internal : ke-5 bidang fungsional yakni keuangan, SDM, manufaktur, jasa informasi, dan pemasaran
– Eksternal : berhubungan dengan ke-8 elemen lingkungan.
Adapun tujuan dari penggunaan teknologi informasi dalam perdagangan melalui jaringan elektronik adalah tercapainya keunggulan yang kompetitif.
Table 3.1 berikut menunjukkan hubungan antara internal dan eksternal. Beberapa bidang fungsional memiliki tanggung jawab utama untuk elemen-elemen lingkungan tertentu. Bidang keuangan terutama berhubungan dengan masyarakat keuangan, pemegang saham/pemilik, serta pelanggan. Sumberdaya manusia memiliki perhatian khusus pada masyarakat global dan serikat pekerja. Jasa informasi berhubungan dengan pemasok perangkat keras dan perangkat lunak. Bidang manufaktur bertanggung jawa pada hubungan dengan pemasok perusahaan dan serikat pekerja. Pemasaran terutama bertangung jawa untuk berhubungan dengan pelangan dan pesaing perusahaan. Semua bidang tersebut berhubungan dengan pemerintah.
Tabel 3.1. Tanggung jawab Lingkungan Utama dari Bidang Fungsional
Keuangan SDM Jasa Inf. Manufaktur Pemasaran
Pelanggan X X
Pemasok X X
Pemegang Saham dan Pemilik X
Serikat Pekerja X X
Masyarakat Keuangan X
Masyarakat Global X
Pesaing X
Pemerintah X X X X X
Manfaat dari Perdagangan Melalui Elektronik
Perusahaan-perusahaan atau organisasi yang ikut serta dalam perdagangan melalui jaringan elektronik untuk mencapai perbaikan di seluruh orgnaisasi. Perbaikan tersebut diharapkan menghasilkan tiga (3) manfaat utama :
• Pelayanan pelanggan meningkat;
• Hubungan dengan pemasok & masyarakat keuangan meningkat;
• Pengembalian atas investasi pemegang saham dan pemilik yang meningkat.
Manfaat-manfaat tersebut berkontribusi pada stabilitas keuangan perusahaan dan memungkinkannya untuk bersaing dengan lebih baik dalam dunia bisnis yang semakin terikat untuk menggunakan teknologi komputer.
Kendala Perdagangan Melalui Jaringan Elktronik
Tidak semua perusahaan ikut dalam perdagangan melalui jaringan elektronik. Hal tersebut dilakukan dengan alas an kehati-hatian setiap perusahaan yang ada, dengan kendala sebagai berikut :
Biaya tinggi
Masalah keamanan
Perangkat lunak yang belum amapan atau tersedia
Ketika para eksekutif memutuskan bahwa manfaat yang diantisipasi melebihi kendalanya dan membuat keputusan untuk melangkah. Adapun langkah utamanya yaitu dengan melakukan pemilihan srategi, metodologi dan teknologi yang terbaik.
Rencana bisnis strategis mewujudkan komitmen untuk menggunakan perdagangan melalui jaringan elektronik guna mencapau keunggulan kompetitif. Perusahaan pertama-tama melakukan atau mengumpulkan intelijen bisnis sehingga dapat memahami peran potensial yang dilakukan setiap elemen lingkungan. Kemudian muncul komitmen untuk membentuk suatu sistem antar organisasi (inter-organizational system - IOS) melalui pertukaran data elektronik (electronic data interchange – EDI). IOS dicapai dengan mengikuti siklus hidup sistem (system life cycle – SLC) atau melakukan rancang ulang bisnis proses (business process renggineering). Hasilnya adalah sistem berorientasi jaringan dang meggunakan sambungan langsung, jaringan bernilai tambah, internet atau komninasi. Gambar 3.1. menunjukkan diagram langkah utama, yaitu :
Gambar 3.1 Pemilihan strategi, metodologi dan teknologi
2. INTELIJEN BISNIS
Jika kita ingin ikut dalam perdagangan melalui jaringan elektronik, hal pertama yang kita perlukan adalah pemahaman mengenai elemen-elemennya. Sekarang, pengumpulan, penyimpanan, dan penyebaran informasi lingkungan merupakan aplikasi komputer yang penting dalam banyak perusahaan di seluruh dunia. Awalnya aplikasi tersebut dikhususkan untuk mengumpulkan informasi tentang pesaing perusahaan, sehingga muncul istilah intelijen kompetitif (competitive intelligence – CI). Bila didefinisikan secara luas untuk mencakup informasi disemua elemen lingkungan, istilah yang tepat adalah intelijen bisnis (business intelligence – BI). Adapun informasi yang menjelaskan elemen-elemen dalam lingkungan perusahaan dinamakan intelijen.
Intelijen kompetitif memiliki lima tugas dasar. Beberapa perusahaan membuat satu unit intelijen khusus untuk melaksanakan tugas-tugas tersebut. Perusahaan lain menyerahkan tugas-tugas tersebut pada unit yang ada sebagai tanggung jawab tambahan. Adapun tugas-tugas dasarnya yaitu (tampak pada Gambar 3.2) :
Gambar 3.2. Tugas Dasar Intelijen Bisnis
a. Mengumpulkan data; data primer dan atau data sekunder. Data primer dikumpulkan oleh perusahaan dan data sekunder dikumpulkan oleh orang lain yang disediakan untuk perusahaan. Banyak data sekunder tersedia dalam bentuk database komersial yang disediakan oleh jasa database dengan imbalan. Perusahaan dapat mengakses pusat database jasa tersebut atau memperoleh salinan database dalam bentuk CD-ROM.
b. Mengevaluasi data; semua data primer dan data sekunder harus dievaluasi sebelum digunakan untuk memastikan tingkat akurasinya.
c. Menganalisis data; data jarang mengungkapakan keseluruhan cerita. Untuk itu bagaimana kita meneliti data dari beragai sudut, mencari berbagai pola yang disebut dengan istilah pemikiran lateral. Tujuannya adalah untuk mengubah data menjadi intelijen.
d. Menyimpan intelijen; disimpan pada media yang mudah dibaca oleh komputer sehingga memudahkan untuk akses kembali.
e. Menyebarkan intelijen; setelah berada dalam penyimpanan komputer, maka intelijen tersebut bisa diakses kembali dengan parameter pencarian tertentu (selektif) dengan menyiapkan profil intelijen. Teknik tersebut dinamakan penyebaran informasi selektif (selective dissemination of information – SDI).
3. SISTEM ANTAR ORGANISASI (IOS)
startegi terbaik dalam perdagangan melalui jaringan elektronik adalah strategi yang elemen-elemennya dikaitkan dengan transmisi data elektronik. Hal tersebut dikenal dengan istilah sistem antar organisasi (inter-organizational system – IOS)., atau istilah yang lain adalah pertukaran data elektronik (electronic data interchange – EDI). Kedua isitlah tersebut sering digunakan secara bergantian. Pertukaran data elektronik merupakan suatu cara untuk mencapai sistem antar organisasi.
Sistem antar organisasi (IOS) kadangkala disebut sebagai sistem informasi antar organisasi, yakni suatu kombinasi perusahaan-perusahaan yang terkait sehingga mereka berfungsi sebagai satu sistem tunggal, yang bekerjasama untuk mencapai tujuan bersama. Perusahaan-perusahaan yang membentuk IOS disebut mitra bisnis atau mitra dagang.
Para mitra bisnis ikut dalam IOS dengan harapan memperoleh manfaat tertentu. Manfaat tersebut terbagi atas dua kategori, yakni :
a. Efisiensi komparatif;
Para mitra bisnis dapat menyediakan barang dan jasa dengan biaya yang lebih murah daripada pesaing mereka. Perbaikan efisiensi dapat berasal dari dalam dan berkaitan dengan organisasi lain.
Efisiensi internal; perbaikan-perbaikan dalam operasi perusahaan tersebut sehingga dapat mengumpulkan data dan menganalisisnya lebih cepat serta membuat keuputusan lebih tepat dan cepat.
Efisiensi antar organisasi; perbaikan-perbaikan diperoleh melalui kerjasama dengan perusahaan lain. Sehingga memungkinkan menawarkan lebih banyak barang dan jasa, melayani lebih banyak pelanggan, memindahkan pekerjaan tertentu ke pemasok atau pelanggan, serta mudah mengumpulkan data lingkungan.
b. Kekuatan tawar-menawar
Kemampuan untuk menyelesaikan perselisihan dengan pemasok dan pelanggannya yang menguntungkan dirinya. Kekuatan tersebut berasal dari :
Keistimewaan produk yang unik; pemesanan lebih mudah, pengiriman yang lebig cepat, waktu respon atas permintaan informasi yang lebih cepat.
Penurunan biaya yang berhubungan dengan pencarian; mengurangi biaya belanja dalam mencari pemasok, dapat mengidentifikasi produk alternative dengan mendapatkan harga yang terendah.
Peningkatan biaya peralihan; perusahaan ingin jika pelanggan beralih ke pesaing maka biaya peralihannya menjadi mahal. Ketergantungan produk satu dengan yang lainnya sangat tinggi.
4. PERTUKARAN DATA ELEKTRONIK
Pertukaran data elektronik adalah proses transmisi data dalam bentuk yang terstruktur dan dapat dibaca mein secara langsung dari komputer ke komputer di antara beberapa perusahaan. Transmisi tersebut memungkinkan data yang ditransmisikan dan diterima tanpa pengetikan ulang.
Hubungan EDI yang umum membentuk kaitan antara perusahaan dengan pemasoknya dan pelanggannya. Kaitan dengan pemasoknya dinamakan sisi pasokan (supplay side) dan kaitan dengan pelanggannya dinamakan sisi pelanggan (customer side). Gambar 3.3 menunjukkan kaitan dari sisi pasokan.
Gambar 3.3 Bentuk Standar Sisi Pasokan
Format standar memungkinkan para mitra bisnis bertukar data tetapi memerlukan suatu proses translasi data sebelum mengirim dan setelah menerima. Translasi diperlukan karena aplikasi komputer para mitra bisnis umumnya tidak menangani data dalam format yang sama (standar). Sehingga diperlukan perangkat lunak pemetaan (mapping software). Hal tersebut nampak pada Gambar 3.4.
Selain itu dijumpai pula transfer dana secara elektronik melalui jaringan komputer yan dinamakan dengan electronic funds transfer – EFT. Hal tersebut juga memiliki peranan penting dalam perdagangan melalui jaringan elektronik.
EDI bukanlah suatu strategi yang harus dilaksanakan sekaligus (mutlak) atau sama sekali tidak. Para mitra bisnis dapat menerapkannya dalam berbagai tingkatan. Tingkatan yang dimaksud yaitu :
a. Pemakai tingkat satu; hanya satu atau dua set transaksi yang ditransmisikan ke sejumlah mitra bisnis yang terbatas.
b. Pemakai tingkat dua; banyak set transaksi yang ditransmisikan ke sejumlah besar mitra bisnis.
c. Pemakai tingkat tiga; banyak set transaksi yang ditransmisikan ke sejumlah besar mitra bisnis dan juga aplikasi komputer perusahaan disesuaikan dengan pendekatan EDI.
Gambar 3.4. Proses Translasi dengan Menggunakan Perangkat Lunak Pemetaan
Terdapat beberapa faktor yang dapat mempengaruhi keputusan penerapan EDI, apakah perusahaan mensikapinya secara reaktif atau proaktif. Faktor-faktor tersebut adalah :
• Tekanan persaingan à reaktif
• Kekuasaan yang dilaksanakan à proaktif
• Kebutuhan intern à proaktif
• Dukungan top manajemen à mempengaruhi keputusan, tanpa bertindak secara reaktif atau proaktif.
Hubungan faktor-faktor secara diagram dapat dilihat pada Gambar 3.5
Gambar 3.5. Pengaruh Internal dan Lingkungan Pada Penggunaan EDI
Penerapan EDI dapat meberikan manfaat langsung yang berasal dari penggunaan teknologi dan manfaat tidak langsung, yakni :
• Mengurangi kesalahan
• Mengurangi biaya
• Meningkatakan efisiensi operasional
• Meningkatkan kemampuan bersaing
• Meningkatkan hubungan dengan mitra dagang
• Meningkatkan pelayanan pelanggan
5. RANCANG ULANG PROSES BISNIS
Setelah langkah pemilihan strategis sudah dilakukan, langkah selanjutnya adalah penentuan metodologi yang tepat untuk digunakan dalam perdagangan melalui jaringan elektronik. Sehingga diperoleh keunggulan secara kompetitif. Berdasarkan tingkatan pemakai dari strategi EDI, maka terdapat dua bentuk metodologi yaitu :
• System Life Cycle (SLC) à pemakai tingkat satu & dua. Pembahasan lebih lanjut akan dijumpai pada modul ke-8.
• Business Process Redesign (BPR) à pemakai tingkat tiga.
Penggantian proses yang lama dengan yang lebih baru disebut dengan rancang ulang proses bisnis (Business Process Redesign - BPR). Istilah lain yang dipakai adalah rekayasa ulang proses bisnis (business process reengineering).
Alasan diterapkannya BPR antara lain karena faktor :
• Proses bisnis yang sekarang dilakukan oleh organisasi tsb., sudah tidak sesuai lagi dengan kondisi dan situasi lingkungan yang ada.
• Sistem warisan (legacy system) yang terlalu berharga untuk dibuang, namun terlalu mahal untuk dioperasionalkan dan dipelihara.
Adapun pendekatan yang dilakukan didalam melakukan rancang ulang proses bisnis dapat dilakukan dengan pilihan pendekatan :
• Revolutionary
– Radikal : sistem lama dibuang dan mulai dari nol (awal)
– Tingkat keberhasilan : 30 –50 %
– Satu-satunya cara untuk mendapatkan atau dampak yang cukup bermakna
• Evolutionary
– Perubahan berkesinambungan (continous improvement)
– Peruabahan dapat menyeluruh atau parsial berdasarkan masalah yang dihadapi (real issue) atau pengalaman masa lalu (lessons learned)
Setelah kita pilih pendekatan yang akan dilakukan, langkah berikutnya adalah penentuan teknik rancang ulangnya. Teknik yang dapat dilakukan yaitu :
• Rekayasa mundur (reverse engineering),
• Restrukturisasi (restructuring),
• Rekayasa ulang (reengineering)
Teknik penerapan tersebut bisa dilakukan secara terpisah atau kombinasi, bergantung pada tingkat perubahan yang diinginkan.
Rekayasa Mundur
Adalah proses analisis sistem untuk mengidentifikasi elemen-elemen sistem dan hubungan antar elemen berdasarkan sistem yang ada, untuk mendapatkan gambaran proses pengembangan sistem dari awalnya.
Tidak mengubah fungsionalitas sistem yang ada.
Diterapkan untuk sistem yang tidak ada dokumentasinya.
Hasilnya : dokumentasi sistem yang menyeluruh, seperti diagram arus data (data flow diagram – DFD), diagram arus sistem, dll.
Diagramnya ampak pada Gambar 3.6
Gambar 3.6. Diagram Rekayasa Mundur
Restrukturisasi
Transformasi suatu sistem menjadi sistem baru / bentuk lain tanpa mengubah fungsionalnya.
Sistem/program tidak terstruktur menjadi terstruktur
Diagramnya ampak pada Gambar 3.7
Gambar 3.7. Diagram Restrukturisasi
Rekayasa Ulang
Rancang ulang lengkap suatu sistem dengan tujuan mengubah fungsionalitasnya, berdasarkan sistem yang ada.
Pengetahuan mengenai sistem yang sedang berjalan tidak diabaikan sama sekali (proses rekayasa mundur)
Lalu sistem baru dikembangkan secara normal (proses rekayasa maju)
Diagramnya ampak pada Gambar 3.8
Sebelumnya kita harus perhatikan komponen dari BPR, yakni :
• Kualitas fungsional
– Ukuran mengenai apa yang bisa dilakukan oleh sistem.
• Kualitas teknis
– Ukuran bagaimana fungsi tersebut dilakukan.
Kombinasi kedua komponen menentukan pemilihan teknik BPR.
Gambar 3.8. Diagram Rekayasa Ulang
6. PERKEMBANGAN INTERNET
Tahapan terakhir yang harus dilakukan setelah perencanaan strategis dan penetapan mertodologi adalah penetapan teknologi perdagangan melalui jaringan elektronik yang akomodatif atau menunjang tahapan sebelumnya.
Terdapat tiga pilihan teknologi utama, yakni :
• Sambungan Langsung, menggunakan sirkuit yang disedian oleh jasa telekomunikasi
• Jaringan bernilai tambah, antara lain berupa layanan perangkat lunak, pengolahan data, dll
• Internet, memungkinkan jaringan komunikasi global yang tidak hanya menghubungkan para mitra bisnis tetapi juga mencakup para pelanggan.
Setiap alternative memiliki keunggulan dan kelemahan. Sesuai dengan perkembangan teknologi komputer dan telekomunikasi yang begitu pesat, maka pilihan melalui internet yang paling menguntungkan.
Perkembangan inernet secara ringkas digambarkan sebagai berikut :
• Diawali dengan dibentuknya jaringan yang bernama ARPANET tahun 1979 (Advanced Research Projects Agency) : media pertukaran informasi personil militer dengan peneliti sipil terkait dengan hal-hal kemiliteran, dilakukan dengan transmisi paket data lewat komputer.
• ARPANET dalam perkembangannya membentuk apa yang sekarang dikenal dengan Internet atau World-Wide Web (inter koneksi jaringan komputer terbesar di dunia, dan masing-masing terdiri dari jaringan yang lebih kecil).
Beberapa terminology penting dalam internet
• Web site
Terkait dengan sebuah komputer yang terhubung dengan internet yang berisi hypermedia yang dapat diakses dari komputer lain di jaringan melalui suatu hypertext link.
• Hypertext link
Suatu petunjuk yang terdiri dari teks atu grafik yang digunakan untuk mengakses hypertext (dokumen elektronik) yang disimpan di web site.
• Web page
Suatu file hypermedia yang disimpan di suatu web site, yang diidentifikasi oleh satu alamat yang unik.
• Home page
Halaman pertama dari suatu web site. Halaman selanjutnya bisa dicapai dari home page. (beberapa contoh dan aturan alamat domain, lihat Gambar 3.9 dan Gambar 3.10)
• URL (Universal Resource Locator)
Alamat dari suatu web page (contoh lihat Gambar 3.11)
• Browser (search engine)
Suatu sistem perangkat lunak untuk mengambil dokumen dengan mengetikkan parameter pencarian atau meng-klik suatu grafik (misal : Infoseek, Yahoo, Google, Altavista, dll).
• FTP (File Transfer Protocol)
Suatu perangkat lunak untuk mengcopy file ke komputer kita dari web site mana saja (down load file).
Gambar 3.9. Beberapa Alamat Domain dan Aturannya
Gambar 3.10 Tampilan Homepage MABES POLRI
Gambar 3.11 Komponen URL
Begitu pentingnya data dan informasi yang ditransmisikan dalam komunikasi lewat internet maka perlu dijamin keamanannya. Upaya pendekatan yang perlu dilakukan adalah :
• Memisahkan web site secara fisik dari jaringan internal perusahan
• Penggunaan kata sandi pada saat mengakses
• Membuat suatu “tembok” perlindungan à membatasi arus data antara jaringan internal perusahaan dan internet (firewall) :
• Packet-Filtering Firewall, menggunakan router.
• Circuit-Level Firewall, dipasang komputer yang akan mengintegrasikan pengujian keaslian ke dalam proses penyaringan.
• Application-Level Firewall, membuat zona keamanan.
Dengan jaminan keamanan yang tinggi, maka bentuk aplikasi bisnis yang dilakukan beraneka ragam, yang tetap pada tujuan semula yakni mencapai keunggulan secara kompetiti. Bentuk aplikasi bisnis ersebut antara lain berupa :
• Riset Pemasaran
• Intelijen Kompetitif
• Aplikasi Eceran
• Infrastruktur Informasi Nasional à perdagangan antar negara
Secara umum gambaran aplikasi bisnis tersebut terangkum dalam Gambar 3.12
7. IKHTISAR
Bila perusahaan menyertakan perdagangan melalui jaringan elektronik dalam rencana bisnis strategisnya untuk mencapai keunggulan kompetitif, perusahaan itu mengikuti suatu jalur yang dimulai dengan intelijen bisnis. Selanjutnya adalah penentuan strategi, metodologi dan teknologi terbaik. Strategi mencakup suatu sistem antar organisasi dengan menggunakan EDI. Metodologi mencakup siklus hidup sistem dan BPR. Teknologi dapat mencakup kombinasi apa saja dari sambungan langsung, value-added network (VAN), dan internet.
Gambar 3.12. Bentuk Umum Aplikasi Bisnis via Jaringan Elektronik
Intelijen bisnis terdiri dari data primer dan data sekunder. Ada lima tugasnya yaitu pengumpulan, evaluasi, analisis, penyimpanan, dan penyebaran. Database komersial dapat menyediakan sumber data sekunder yang kaya.
IOS terdiri dari para mitra dagang. Mitra pemimpin adalah sponsor, yang lain adalah peserta. Perusahaan ikut serta dalam IOS karena dua alasan yaitu memperoleh manfaat dari efisiensi komparatif (yang berbentuk internal maupun antar organisasi) serta meningkatkan kekuatan tawar menawar mereka yang berasal dari tampilan produk yang unik, pengurangan biaya pencarian dan peningkatan biaya peralihan.
Satu cara untuk mencapai IOS adalah melalui pertukaran data elektronik (EDI), yang terdiri dari tiga tingkat penggunaan yaitu meliputi arus data terbatas, arus data yang lebih lengkap, dan arus data lengkap maupun aplikasi yang dirancang ulang. Siklus hidup sistem merupakan metodologi yang baik untuk mencapai tingkat satu dan atau dua. BPR bekerja paling baik untuk tingkat tiga.
Rancang ulang proses bisnis terdiri dari tiga R, yaitu Rekayasa mundur, Restrukturisasi dan Rekayasa ulang.
Jaringan komunikasi data yang menghubungkan para mitra dagang dapat dicapai dengan sambungan langsung, jaringan nilai tambah, dan internet.
Internet adalah suatu jaringan global dari jaringan-jaringan, dan navigasi dipermudah oleh world wide web dan berkaitan dengan dokumen-dokumen hypermedia. Walau internet dan web menawarkan potensi yang sangat besar terdapat peluang penyalahgunaan.
Kelemahan keamanan internet dapat diatasi dengan memasang firewall, packet-filtering firewall, dan circuit-level firewall. Perlindungan terlengkap diberikan oleh application-level firewall yang berupa zona-zona keamanan dari beberapa alat seleksi/penyaring tersendiri.
Langganan:
Postingan (Atom)